Organisez une réunion de groupe avec Sondage Outlook (Scheduling Poll)

Le sondage de planification d’Outlook est idéal pour organiser des réunions avec plusieurs participants, notamment lorsque leurs disponibilités varient ou qu’ils appartiennent à des organisations différentes. En proposant plusieurs créneaux horaires, vous permettez aux invités de voter pour leurs préférences, ce qui facilite la coordination et réduit les échanges d’e-mails. Une fois le consensus atteint, Outlook peut planifier automatiquement la réunion, simplifiant ainsi le processus d’organisation.

A. Lancer le sondage

• Composez un nouvel e‑mail ou événement et ajoutez les participants.
• Cliquez sur Sondage de planification dans le ruban (onglet Message ou trois points selon votre version)

B. Sélectionner les créneaux

• Une fenêtre s’ouvre affichant les fuseaux horaires, durée, et plage horaire de travail
• Choisissez plusieurs options de créneaux, en vous appuyant sur les indicateurs de disponibilité (vert : libre, rouge : occupé, gris : inconnu) .

C. Configurer et envoyer

• Cliquez sur Suivant, puis ajustez options :
  • envoyer l’invitation automatiquement si consensus,
  • réserver les créneaux,
  • notification des votes,
  • restriction du sondage, etc.

• Cliquez ensuite sur Créer le sondage puis Envoyer pour lancer la collecte de votes .

Suivi du sondage

• Dans le dashboard (accessible via outlook.office365.com/findtime/dashboard),

gérez les sondages : en cours, terminés, annulés.

• Une fois le consensus atteint, la réunion est planifiée automatiquement.